一、公司概況
奧鵬遠程教育中心（簡(jiǎn)稱(chēng)奧鵬教育），是由教育部高等教育司2001年12月批準立項試點(diǎn)，2005年4月正式批準運營(yíng)的遠程教育公共服務(wù)體系，也是教育部門(mén)批準成立的遠程教育內容服務(wù)運營(yíng)機構。 目前，奧鵬遠程教育中心已接受全國近50所試點(diǎn)網(wǎng)校的委托，通過(guò)在全國建立的1800多家?jiàn)W鵬遠程教育學(xué)習中心為300余萬(wàn)名學(xué)員提供高中起點(diǎn)專(zhuān)科、高中起點(diǎn)本科、專(zhuān)科起點(diǎn)本科和本科二學(xué)歷等9大類(lèi)400多個(gè)專(zhuān)業(yè)的學(xué)歷教育支持服務(wù)。
二、實(shí)施應用分析
1、項目背景
奧鵬遠程教育中心項目信息管理系統以培訓項目管理為核心，整合項目前期投標、銷(xiāo)售、立項、計劃、合同、費用、成本等要素，構建奧鵬遠程教育中心以計劃驅動(dòng)執行的項目集中管控平臺，并實(shí)現項目信息的網(wǎng)上管理、流轉和共享。實(shí)現對于教育培訓項目的管理。該系統主要包括根據教育培訓項目的特點(diǎn)，每個(gè)項目都分為線(xiàn)上培訓及線(xiàn)下培訓等層級子項目，單獨進(jìn)行編制費用計劃，及單獨核算費用執行，最終進(jìn)行核算整個(gè)項目計劃及合同進(jìn)度，成本費用等功能。并具有項目信息、人員組織機構信息等數據模塊和接口。
通過(guò)建立綜合項目管理系統，可以實(shí)現與各部門(mén)及項目間的協(xié)同辦公，進(jìn)行多項目管理。要求通過(guò)信息化手段，加強各部門(mén)間的工作協(xié)同，快速獲取各個(gè)項目的投標、銷(xiāo)售、計劃、進(jìn)度、合同、成本等信息，進(jìn)行數據匯總及對比分析，以實(shí)現對項目的監管。同時(shí)項目管理系統的建設，為各個(gè)部門(mén)、人員搭建一個(gè)統一的溝通平臺，實(shí)現大家的協(xié)作及信息共享。
2、信息化實(shí)施歷程
奧鵬遠程教育與邦永科技公司的合作始于2018年，先后實(shí)施完成了項目投標管理，項目銷(xiāo)售管理，項目立項管理，項目費用計劃管理，項目合同管理，項目資金管理，項目成本管理等系統的實(shí)施工作。根據PM2項目管理實(shí)施方法論分為6個(gè)階段進(jìn)行。
（1）藍圖設計階段：8月2日—8月9日
★項目啟動(dòng)會(huì )
★業(yè)務(wù)部門(mén)調研
★調研報告確認
（2）系統搭建階段：8月10日—8月14日
★系統搭建
★系統調試
★系統功能修改
★功能模塊確認
（3）接口開(kāi)發(fā)階段：8月14日—9月16日
★OA系統集成合同臺賬
（4）產(chǎn)品培訓階段：8月16日—8月14日
★基礎資料完善
★系統管理員培訓
★業(yè)務(wù)人員操作培訓
★業(yè)務(wù)人員上機項目實(shí)踐
（5）全面試運行階段：8月14日-10月14日
★歷史數據補入
★全面上線(xiàn)試運行
（6）項目驗收交付階段：2018年10月14日
3、業(yè)務(wù)需求
奧鵬教育信息化建設的目標主要是通過(guò)項目信息管理軟件，將公司及全國辦事處的培訓項目提高到一個(gè)標準化、流程化、數字化的新高度。使公司相關(guān)領(lǐng)導能對公司的各部門(mén)領(lǐng)導、項目經(jīng)理、全國辦事處進(jìn)行全方位的掌控項目及費用執行情況了解，并通過(guò)信息化形成的大量業(yè)務(wù)數據，對項目及人員進(jìn)行有效的管理，便于進(jìn)行分析、決策。通過(guò)軟件實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)掌握培訓項目的費用的情況及各省辦事處間的完成情況，便于對項目進(jìn)度進(jìn)行有效的分析，對項目成員進(jìn)行考核與激勵。
(1) 項目庫360視圖
記錄項目的基本信息，可實(shí)現根據省份對全國項目信息進(jìn)行管理，包括增加、刪除、修改、查詢(xún)等操作。并且根據項目庫查詢(xún)，動(dòng)態(tài)，直觀(guān)的顯示所有項目的合同，資金情況。
(2) 項目立項管理
可根據教育培訓項目的特點(diǎn)，分為遠程培訓及面授培訓，進(jìn)行項目之間層級劃分，層級匯總并且進(jìn)行縣級、市級、省級、到所有項目類(lèi)型不同領(lǐng)導間的分權限查看，匯總。如：一個(gè)培訓項目，分為遠程項目培訓，及面授項目培訓，分別不同項目負責人負責，分別不同子項目收款，支出。主項目需要進(jìn)行匯總該兩個(gè)子項目收款，支出情況。
(3) 流程管理
可根據項目情況靈活定制研發(fā)各個(gè)階段的業(yè)務(wù)流轉，各節點(diǎn)可配置是否需要審批，使各職能崗位跟緊密的對接，并明確了各個(gè)崗位職責。將全國不同辦事處人員，以統一、規范化方式進(jìn)行項目平臺辦公。
(4) 權限管理
系統需提供完善嚴密的權限控制機制，來(lái)保證數據的安全。根據用戶(hù)對權限管理要求的嚴格程度，提供分級的權限管理機制，系統支持自頂向下的逐級分配權限的管理模式，系統權限包含功能權限、數據權限、業(yè)務(wù)流程權限三級權限，其中數據權限包括數據對象權限、字段權限和字段范圍權限。
①功能權限：根據功能的劃分來(lái)為操作員設置權限。功能權限不僅能夠設置到最末一級菜單功能，而且能夠設置到每個(gè)功能中的各個(gè)按鈕。由于可以將權限明細到功能按鈕級，保證功能權限的最明細化；
②數據權限：在功能權限的基礎上，針對具體的業(yè)務(wù)對象或者數據內容提供更進(jìn)一步的權限設置；
(5) 合同管理
建立由不同類(lèi)型項目的合同臺賬，合同數據來(lái)源與綜合辦公管理系統，兩系統做數據集成。
項目合同計劃進(jìn)度管理，包括合同過(guò)程記錄和審批、合同簽訂、合同執行進(jìn)度、提醒、付款進(jìn)度、驗收計劃等管理。
(6) 計劃管理
根據不同項目類(lèi)型及不同部門(mén)編制不同部門(mén)的費用計劃，從時(shí)間角度按年、月份方式制定費用計劃，實(shí)施動(dòng)態(tài)的控制項目及部門(mén)的費用發(fā)生情況。實(shí)現以項目為主線(xiàn)，以策劃為牽引，對項目策劃、項目執行及項目結束后評價(jià)的閉環(huán)管理。
(7) 成本報表管理
在工作執行的過(guò)程中，有效通過(guò)項目信息化辦公，自動(dòng)歸集部門(mén)及項目間發(fā)生的費用成本，方便隨時(shí)進(jìn)行查詢(xún)，提高工作效率。為各級管理人員提供多維度、多層次、多方式的綜合查詢(xún)及統計分析服務(wù)
以同比、環(huán)比、趨勢等分析方法實(shí)現計劃及費用執行情況、預警信息的統計分析，輔助各級領(lǐng)導決策。
具體功能點(diǎn)如下：
◆ 按項目統計計劃及執行和完成率；
◆ 按部門(mén)統計計劃執行和完成率；
◆ 按地區項目統計計劃完成數和完成率。
4、應用效果
1、領(lǐng)導動(dòng)態(tài)掌控全局
PM2項目管理系統真正實(shí)現了以培訓項目運作的實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)控制，領(lǐng)導可以隨時(shí)了解項目資金、合同進(jìn)度、成本費用的情況，了解各個(gè)部門(mén)及全國辦事處工作各項工作及費用的狀態(tài)，滿(mǎn)足高層領(lǐng)導對項目的宏觀(guān)整體分析。
2、改善了內部溝通環(huán)境
PM2項目管理系統為各層次的管理者提供了一種“標準的溝通語(yǔ)言”，在各種層次的項目溝通、會(huì )議中，針對具體工作問(wèn)題研究方案，大大加強了項目信息溝通的及時(shí)性、準確性、有效性。
5、科學(xué)分析、平衡資源
PM2項目管理系統，通過(guò)從宏觀(guān)到微觀(guān)，對項目實(shí)行放大鏡式的穿透式管理，從資金、進(jìn)度、人員、成本等各個(gè)角度，對計劃和實(shí)際數據進(jìn)行全方位跟蹤分析，使人力資金等有限資源得到最合理配置，達到了資源管理的動(dòng)態(tài)平衡。
6、提高決策效率
PM2項目管理系統，使得長(cháng)期以來(lái)困擾大家的工期進(jìn)度和投資/成本情況無(wú)法整體性動(dòng)態(tài)管理的問(wèn)題得到了全面徹底的解決，并依據國際先進(jìn)的管理理念，將進(jìn)度/成本動(dòng)態(tài)過(guò)程與目標管理的方法得以有機結合，將項目執行中常用的，管理層次高、涉及范圍廣的項目數據匯集生成各種項目報表，使項目中高層管理人員能及時(shí)準確的掌握各種信息，為項目管理決策提供了科學(xué)而準確的依據。
7、團隊整體素質(zhì)提升
邦永PM2項目管理系統的實(shí)施，改變了以往各個(gè)部門(mén)管理風(fēng)格各異、水平參差不齊的狀況，將我們團隊的管理工作統一到新的信息平臺上；通過(guò)項目管理的理論培訓、操作培訓、應用培訓，使員工的管理素質(zhì)得到了進(jìn)一步提高。